Politique de confidentialité

La présente politique explique comment AlenTours Québec, société en nom collectif recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels obtenus au moyen de son site Web, de ses formulaires, de ses systèmes de réservation et de ses communications.

1. Identité de l'entreprise

AlenTours Québec, société en nom collectif

1102, avenue De Montigny

Québec (Québec) G1S 3T7, Canada

NEQ : 3382122086

Téléphone : 581-980-1804

Courriel : info@alentoursqc.com

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels est :

Jean-François Muise

Responsable de la protection des renseignements personnels

Courriel : info@alentoursqc.com

Téléphone : 581-980-1804

Cette personne reçoit les questions, demandes d'accès, demandes de rectification et plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.

3. Renseignements recueillis

Selon la manière dont une personne utilise nos services, nous pouvons recueillir :

• le nom et le prénom;
• l'adresse courriel;
• le numéro de téléphone;
• l'adresse de prise en charge ou le nom de l'hôtel;
• la date, l'heure et le type d'activité réservée;
• le nombre de participants;
• la langue de communication;
• les demandes particulières;
• les renseignements concernant un enfant lorsqu'un siège d'appoint est demandé;
• les communications échangées avec notre équipe;
• les renseignements nécessaires à la facturation;
• les photos ou vidéos auxquelles une personne a expressément consenti;
• certains renseignements techniques, comme l'adresse IP, le type d'appareil, le navigateur, les pages consultées et la date de consultation, lorsque des outils de mesure sont activés.

Nous demandons uniquement les renseignements raisonnablement nécessaires pour traiter une réservation et fournir le service demandé.

4. Moyens de collecte

Les renseignements peuvent être recueillis :

• au moyen du site Web d'AlenTours Québec;
• au moyen des formulaires de réservation Bókun;
• lors du traitement d'un paiement par Square;
• par téléphone;
• par courriel;
• au moyen du champ de demandes spéciales;
• lors d'une communication avec le service à la clientèle;
• au moyen de témoins de connexion, lorsque ceux-ci sont activés;
• lorsqu'une personne consent à être photographiée ou filmée.

5. Utilisation des renseignements

Les renseignements personnels sont utilisés afin de :

• gérer les disponibilités et les réservations;
• confirmer, modifier ou annuler une activité;
• traiter les paiements et remboursements;
• prélever le solde autorisé lors de la réservation;
• communiquer les confirmations, rappels et renseignements importants;
• organiser le lieu de prise en charge;
• répondre aux demandes particulières;
• fournir un siège d'appoint approprié lorsque demandé;
• assurer la sécurité des passagers;
• répondre aux questions et traiter les plaintes;
• respecter nos obligations comptables, fiscales, contractuelles et légales;
• prévenir les activités frauduleuses;
• améliorer le fonctionnement et la présentation du site.

Les renseignements recueillis pour une réservation ne sont pas utilisés pour envoyer des promotions, sauf si la personne donne ultérieurement un consentement distinct.

6. Fournisseurs de services

AlenTours Québec fait appel à certains fournisseurs technologiques pouvant avoir accès aux renseignements nécessaires à l'exécution de leurs services :

• Base44, pour le fonctionnement et l'hébergement du site;
• Bókun, pour la gestion des réservations, disponibilités, confirmations et rappels;
• Stripe, pour le traitement des paiements et la conservation sécurisée du moyen de paiement autorisé;
• Google Workspace, pour les courriels, documents et communications administratives;
• Google Maps ou Google Places, lorsque le service d'autocomplétion d'adresse est utilisé.

Ces fournisseurs utilisent les renseignements conformément à leurs propres politiques et à leurs obligations contractuelles.

Certains renseignements peuvent être traités ou conservés sur des serveurs situés à l'extérieur du Québec ou du Canada.

7. Paiements et cartes enregistrées

Les paiements sont traités par Stripe.

AlenTours Québec ne reçoit pas et ne conserve pas le numéro complet de la carte de paiement ni son code de sécurité. Stripe conserve le moyen de paiement de façon sécurisée afin de permettre le prélèvement autorisé au moment de la réservation et pour tout remboursement éventuel.

Le client peut communiquer avec AlenTours Québec pour toute question concernant un prélèvement ou une autorisation de paiement.

8. Témoins de connexion et Google Analytics

Témoins nécessaires

Le site peut utiliser des témoins nécessaires à son fonctionnement, notamment pour assurer la sécurité, conserver les préférences de navigation et permettre l'utilisation du système de réservation.

Bloc à publier lorsque Google Analytics sera activé

Le site utilise Google Analytics afin d'obtenir des statistiques sur sa fréquentation et de mieux comprendre la façon dont les visiteurs utilisent ses pages. Google Analytics peut recueillir certains renseignements techniques, notamment l'adresse IP, le type d'appareil, le navigateur, les pages consultées et la durée approximative des visites.

Les témoins analytiques non essentiels peuvent être refusés au moyen de l'outil de gestion des témoins présenté sur le site. Le refus de ces témoins n'empêche pas d'effectuer une réservation.

Important : tant que Google Analytics n'est pas réellement installé, ne publiez pas ce bloc comme s'il était déjà utilisé. Il faudra également ajouter une bannière permettant d'accepter ou de refuser les témoins analytiques.

Aucun pixel publicitaire Meta ou Facebook n'est déclaré dans la présente politique puisqu'il n'est pas utilisé actuellement.

9. Autocomplétion des adresses

Le formulaire de réservation peut proposer automatiquement des adresses ou des noms d'établissements pendant que le client saisit son lieu de prise en charge.

Lorsque cette fonction est fournie par Google Maps ou Google Places, les caractères saisis et l'adresse sélectionnée peuvent être transmis à Google afin de produire les suggestions.

L'adresse sélectionnée est ensuite utilisée pour organiser la prise en charge demandée.

10. Confirmations et rappels

AlenTours Québec utilise les coordonnées du client pour lui transmettre :

• la confirmation de réservation;
• les rappels avant l'activité;
• les modifications d'horaire ou de lieu;
• les renseignements nécessaires à l'exécution du service;
• les communications relatives au paiement;
• une demande de commentaires après l'activité, le cas échéant.

Ces communications sont liées à la réservation et ne constituent pas une inscription automatique à une infolettre promotionnelle.

11. Photographies et vidéos

AlenTours Québec peut proposer de prendre des photos ou vidéos pendant une activité.

Aucune photo permettant d'identifier clairement un client ne sera publiée sur le site, dans une publicité ou sur les réseaux sociaux sans son autorisation.

Le consentement à l'utilisation d'une photo est facultatif. Un refus n'a aucune conséquence sur la réservation ou sur la qualité du service offert.

Une personne peut retirer son consentement pour les utilisations futures en communiquant avec AlenTours Québec. Nous prendrons alors des mesures raisonnables pour cesser les nouvelles utilisations et retirer le contenu de nos propres plateformes lorsque cela est possible.

12. Communication des renseignements

Les renseignements personnels ne sont pas vendus ni loués.

Ils peuvent être communiqués :

• aux fournisseurs technologiques nécessaires à la réservation ou au paiement;
• au chauffeur-guide responsable de fournir le service;
• aux autorités publiques lorsque la loi l'exige;
• à un conseiller juridique, comptable ou assureur lorsque cela est raisonnablement nécessaire;
• à une autre personne avec le consentement du client.

L'accès est limité aux personnes ayant besoin des renseignements pour accomplir leurs fonctions.

13. Conservation et destruction

Les renseignements sont conservés uniquement pendant la période nécessaire :

• à l'exécution de la réservation;
• au traitement des paiements et remboursements;
• au règlement des demandes ou plaintes;
• au respect des obligations fiscales, comptables, contractuelles et légales;
• à la défense des droits d'AlenTours Québec lorsqu'un différend survient.

Lorsque leur conservation n'est plus nécessaire, les renseignements sont supprimés, détruits de manière sécuritaire ou anonymisés conformément aux lois applicables.

14. Mesures de sécurité

AlenTours Québec applique des mesures raisonnables afin de protéger les renseignements personnels, notamment :

• la limitation des accès;
• l'utilisation de mots de passe et de comptes sécurisés;
• le recours à des fournisseurs reconnus;
• le chiffrement des communications offert par les plateformes utilisées;
• la conservation des renseignements de paiement par Stripe plutôt que directement par AlenTours Québec;
• la suppression ou l'anonymisation des renseignements qui ne sont plus nécessaires.

Aucune méthode de transmission ou de conservation électronique ne peut toutefois garantir une sécurité absolue.

15. Droits des personnes

Une personne peut communiquer avec le responsable afin de :

• demander l'accès aux renseignements détenus à son sujet;
• demander la rectification de renseignements inexacts ou incomplets;
• retirer un consentement lorsque celui-ci constitue le fondement de l'utilisation;
• demander, lorsque la loi le prévoit, la communication de ses renseignements informatisés dans un format structuré et couramment utilisé;
• poser une question;
• déposer une plainte concernant le traitement de ses renseignements.

Une vérification raisonnable de l'identité peut être demandée avant de répondre.

16. Modifications de la politique

La présente politique peut être modifiée afin de refléter un changement dans les pratiques, les fournisseurs technologiques ou les obligations légales d'AlenTours Québec.

La date de la dernière mise à jour sera indiquée au début de la politique. Une modification importante pourra également être portée à l'attention des utilisateurs du site.

17. Nous joindre

Toute question ou demande concernant la présente politique peut être adressée à :

Jean-François Muise

Responsable de la protection des renseignements personnels

AlenTours Québec, société en nom collectif

1102, avenue De Montigny

Québec (Québec) G1S 3T7, Canada

Courriel : info@alentoursqc.com

Téléphone : 581-980-1804